función de búsqueda en excel y compra de aprovisionamientos


En la parte de prácticas hemos realizado en primer lugar la compra de aprovisionamientos y hemos completado algunos pasos del proceso (envío de pedidos al cliente por correo ordinario y tratamiento de albaranes) En la parte teórica hemos completado dos ejercicios en los que hemos tenido que utilizar la función de búsqueda de excel para obtener el dato a introducir en una celda a partir de la introducción de otro dato como criterio de búsqueda en otra celda. El uso de las funciones de Excel es muy importante para realizar documentos avanzados. Se puede llegar a hacer estadística con Excel.

El proceso de compra de aprovisionamiento consiste en realizar el pedido en firme al proveedor, introduciendo dicho pedido en una hoja de excel que hace de libro de pedidos. Tras esto se envía el pedido por correo electrónico o fax al proveedor. También se obtienen dos copias para el papeleo interno. Se debe llamar al proveedor para confirmar la recepción del pedido y obtener una copia escrita de confirmación (fax o correo electrónico), del que se saca una copia. Una vez con toda la documentación se mete una copia del pedido en la carpeta de pedidos generales y la otra copia y la confirmación en la carpeta de pedidos pendientes.

El proveedor nos hará llegar por correo ordinario o correo electrónico las tres copias de albarán (en real con el producto solicitado) Al llegar las copias, si llegan por correo ordinario, conviene sellarlas con el sello de entrada/salida y realizar la anotación correspondiente en el libro de entradas y salidas.

El tratamiento de esas copias es el siguiente: la primera se sella y firma y se envía al proveedor por correo ordinario. En el sobre tenemos que colocar la dirección del proveedor por al anverso (una etiqueta si se dispone de ella) y nuestra dirección, sello y sello de entrada/salida con anotación en el libro de entradas y salidas. La segunda copia hay que meterla en la carpeta de entrada almacén para aprovisionamientos. La tercera copia hay que adjuntarla al conjunnto de pedido y confirmación de la carpeta de pedidos pendientes y el resultado hay que meterlo a pedidos pendientes de factura. Además tenemos que meter una entrada en la hoja de excel que hace de libro de almacén de aprovisionamientos.

Cuando el proveedor nos remite la factura. Vendrá en dos copias. Debemos remitir una orden de pago a tesorería. Una copia de la factura, va para facturación con una circular, sin son más de una factura. La segunda copia de factura debe ser adjuntada junto con una copia de la orden de pago a las copias del pedido (y el recibo del fax en el acaso de que se haya utilizado), confirmación del pedido y albarán de la carpeta de pedidos pendientes de factura. Meteremos el conjunto en la carpeta de pagados, en la letra alfabética que corresponda al nombre de la empresa de operaciones cerradas.

Los dos ejercicios de Excel han sido bastante entretenidos. Nos han demostrado la utilidad de la función Buscar para adecuar los contenidos de celdas de una factura a los datos de diversas otras celdas de otras tablas y de una celda que actúa como criterio de búsqueda.

Como siempre he buscado similares características de funcionalidad en la versión libre OpenCalc y he encontrado interesantes coincidencias.

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