repaso y gráficas de excel


Esta semana hemos cambiado de nuevo el turno. Ahora las clases teóricas son a primera hora y la práctica en el siguiente turno. Siguiendo con Microsoft Excel hoy hemos continuado la senda marcada al final de la semana pasada y hemos hecho dos ejercicios que han requerido realizar gráficos a partir de los datos de las tablas. En la parte práctica hemos continuado repasando los conceptos relacionados con la compra y la venta, en particular hoy nos hemos centrado en los documentos generados por los procesos de compray venta y su flujo de trabajo.

En el primer ejercicio de Excel hemos tenido que realizar tres gráficas de pastel con porcentajes de los gastos de personal, gastos por vehículo e ingresos por vehículo de una empresa de transportes. Ha sido interesante aprender a utilizar el asistente de gráficas en el que se pueden determinar todas las características de la gráfica en cuestión desde el título, hasta los colores de la representación de las series numéricas pasando por las leyendas y su distribución.

En el segundo ejercicio hemos tenido que hacer tres hojas de cálculo muy parecidas con unas tablas de resultados económicos de una tienda con sedes en Madrid y Barcelona. En primer lugar hemos hecho la hoja de cálculo de la sede de Madrid y luego hemos utilizado la capacidad de duplicar las hojas y cambiar solamente los valores de la celdas de las cifras para obtener la de Barcelona. Para culminar la hazaña, hemos realizado una nueva hoja, idéntica a las anteriores con el resumen de cifras de las dos hojas de Madrid y Barcelona aprovechando que se pueden realizar operaciones entre celdas de distintas hojas y se pueden extender dichas operaciones mediante arrastre al resto de las celdas de la hoja resumen, lo cual ahorra una gran cantidad de trabajo. El resto de las celdas dependientes al igual que las gráficas se actualizan de forma automática.

En cuanto a la clase práctica el repaso nos ha llevado a volver a recordar el proceso de compra y el proceso de venta. El primero comienza con el pedido al proveedor. Este nos confirma dicho pedido (esa confirmación puede suponer también el acceso a su web corporativa para ver el estado del mismo y modificar plazos y cantidades de entrega si el cliente lo requiere) Una vez confirmado se inicia el proceso de entrega del proveedor a nuestro almacén. A su llegada se tiene el producto y tres albaranes. Uno se devuelve firmad, sellado y etiquetado (con los detalles de la persona que hizo la recepción) al proveedor por medio de la empresa que nos lo entrega (que puede ser o no parte del proveedor) Una vez confirmada la entrega se emite una factura que nos llega a nosotros. Entonces se inicia el proceso de pago (gestión de pago)

La gestión de pago puede ser iniciada por nuestra parte o parte del proveedor. En el primer caso nosostros damos la orden de pago a tesorería, que inicia el mismo mediante un medio de pago que se haya acordado previamente con el proveedor (en la negociación con el mismo en la que se fijaron las condiciones de compra) Ese medio de pago puede ser en efectivo, con tarjeta, por transferencia (idealmente certificada), mediante cheque o pagaré. Si el proceso de pago la inicia el proveedor (para el es gestión de cobro) entonces nos girará un efecto que puede ser una letra o un recibo. Cada uno de estos efectos puede ser a la vista o con vencimiento.

El proceso de venta es totalmente simétrico al de compra. Ahora nosotros nos converimos en proveedores de nuetros clientes. El proceso de venta se inicia con la recepción de un pedido por parte de nuestro cliente. Este pedido debe ser confirmado. Una vez confirmado se deben generar los albaranes, tres. El primero se envía al cliente junto c0n el producto. El segundo se envía al almacén. El tercero se grapa junto con el pedido del cliente y nuestra copia interna. Generamos la factura y hacemos tres copias. La primera se envía al cliente (se puede adjuntar con al albarán pero lo normal es que esto se haga de forma separada) La segunda se envía a contabilidad y la tercera se adjunta al albarán y las copias de pedido para iniciar la gestión de cobro.

La gestión de cobro también puede ser iniciada por nosotros o por parte del cliente. El cliente puede pagarnos en efectivo, con tarjeta, por trasferencia, por pago certificado, con cheque o pagaré. Todo depende del acuerdo de venta al que hayamos llegado o de las opciones que demos nosotros de pago. Nosotros podemos generarle un recibo o una letra que pueden ser a la vista o con vencimiento (aquí se vé claramente la simetría con el caso de la compra)

Normalmente las empresas grandes quieren tener el control de los flujos monetarios y pagan a sus proveedores con pagarés con vencimiento y cobran a sus clientes con recibos o letras a la vista. De esta manera no solo se tiene el control sino también se puede vigilar y tener atados bien cortos los procesos de gestión de pagos y cobros, evitando cualquier desviación y/o actuando con prontitud abte cualquier eventualidad (impago o falta de liquidez)

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