proceso de pedidos, presupuestos e impagados


Hoy en el departamento de ventas en la segunda hora, hemos tenido que hacer gran variedad de tareas. Hemos procesado pedidos externos (de empresas reales de simulación) del turno anterior, hemos recibido un pedido y le hemos dado entrada de manera formal, hemos elaborado un presupuesto y hemos metido algunos pedidos simulados del taco de pedidos pendientes.

En la primera de teoría hora hicimos un caso práctico de impagado y su evolución contable. También casi terminamos el ejercicio que nos pusieron en el examen sobre movimientos contables.


En primer lugar hemos tenido que contactar con dos clientes que nos habían enviado por correo ordinario sus pedidos pero no nos habían indicado la forma de pago. Se intentó en primer lugar contactar con ellos por teléfono. Pero no contestaron. Así que se decidió utilizar el correo electrónico. No obstante se dejó una nota a nuestros compañeros del otro turno para que estuvieran pendientes del correo electrónico e intentaran contactar por teléfono a primera hora de mañana. En el correo les confirmamos el pedido (como hacían con nosotros en compras las empresas proveedoras CSIP) y les solicitábamos que nos indicaran la forma de pago (cheque, pagaré o transferencia bancaria) Además les informamos de que el pedido tardaría 5 días naturales a partir de la recepción de la información.

Mientras estábamos llamando a los clientes, elena nos entregó un nuevo pedido que acababa de entrar por correo ordinario. Para darle entrada formal, le dimos de alta en el libro de entradas/salidas con número de entrada. Luego le pusimos un sello con el número de entrada y la fecha. No nos dio tiempo a procesarlo así que se lo dejamos a los compañeros del otro turno en la bandeja de pendientes.

Finalmente hicimos un presupuesto. Para esto tuvimos que ir a la aplicación Alph@, al módulo ofertas y pedidos (azul), al menú mantenimiento, a la opción ofertas clientes. Tuvimos alguna dificultas en meter los artículos rebajados. No estaba claro si había que poner el porcentaje o el precio final rebajado. Al final se decidió poner esto último y añadir unas observaciones al final del documento de oferta con los precios antiguos y nuevos para que el cliente supiera que había obtenido un descuento. Las observaciones no se podían poner de forma electrónica (había un campo de observaciones en el formulario pero no conseguimos sacarlo impreso) y las pusimos a mano. El documento se envió por fax al cliente.

Un comentario en “proceso de pedidos, presupuestos e impagados

  1. Hemos hecho hoy en la parte práctica el ejemplo del examen de entrada al curso:

    EVALUACIÓN INICIAL: DPTO. CONTABLE Y FISCAL

    El 01 de enero de 2008 se constituye la empresa Altadis Cantabria Simulación S.A.S. Durante el primer mes se realizan las siguientes operaciones:

    1. Se constituye la empresa , abriendo una cuenta corriente en el banco en la que se ingresan 120.000,00 euros

    Hacemos un asiento de aprtura:

    D —————– XXXX ————— H
    120.000,00 Bancos

    …………………………………… a Capital 120.000,00
    D —————– XXXX ————— H

    2. Se compra un ordenador por 1.600,00 euros ; dicha operación se pagará a los 30 días

    D —————– XXXX ————— H
    1.600,00 EPI
    .. 256,00 IVA Soportado

    …………………………. a Proveedores C.P
    ……………………………. Inmmovilizado 1.856,00
    D —————– XXXX ————— H

    Como se va a pagar a 30 días, no asentamos el pago efectivo (esto lo haremos en el punto 6)

    NOTA: Si hubiéramos pagado con un efecto comercial (pagaré) tendríamos los siguientes asientos:

    D —————– XXXX ————— H
    1856,00 Proveedores C.P Inmovilizado
    …………………….. a Proveedores, efectos
    …………………….. comerciales a pagar 1856,00
    D —————– XXXX ————— H <—- + 30 días
    1.856,00 Proveedores, efectos comerciales a pagar

    …………………………………….. a Bancos 1.856,00
    D —————– XXXX ————— H

    3. Se compra un camión para el transporte de las mercancías propias por un importe de 98.000,00 euros, realizándose el pago mediante cheque bancario.

    Aquí tenemos una compra a proveedores C.P del inmovilizado de Elementos de Transporte (cuenta de balance, de activo no corriente, inmovilizado material) El pago por cheque es lo mismo que mandar a banco.

    D —————– XXXX ————— H
    98.000,00 Elemento de Transporte
    15.680,00 IVA Soportado

    …………… a Proveedores Inmovilizado C.P 113.680,00
    D —————– XXXX ————— H <—- cheque
    113.680,00 Proveedores Inmovilizado C.P

    ……………………. a Proveedores, Efectos
    ……………………. Comerciales a Pagar 113.680,00
    D —————– XXXX ————— H <—- el proveedor cobra el cheque
    113.680,00 Proveedores, Efectos Comerciales a Pagar

    …………………………… a Bancos 113.680,00
    D —————– XXXX ————— H

    4. Se abona por el banco la fianza por el alquiler del local por un importe de 4.200,00 euros.

    D —————– XXXX ————— H
    4.200,00 Fianzas (depósitos L.P)

    …………………………………… a Bancos 4.200,00
    D —————– XXXX ————— H

    5. Se hace un talón de banco para atender pagos de caja por 1.800,00 euros.

    Un talón de banco es una retirada de efectivo de la cuenta corriente, una disminución de activo, va en el DEBE. Y la cuenta contra la que se carga (HABER) es Caja (cuenta de balance de activo que hay que crear en el mayor)

    Es un movimiento de tesorería.

    D —————– XXXX ————— H
    ……………………………………. a Bancos 1.800,00

    1.800,00 Caja
    D —————– XXXX ————— H

    6. Se paga por banco la deuda contraída por la compra de ordenador.

    Este es otro movimiento de tesorería. La deuda está en la cuenta de balance Proveedores, efectos comerciales a pagar, que es la que se carga (DEBE) y se abona en el banco (HABER)

    D —————– XXXX ————— H
    1856,00 Proveedores, efectos comerciales a pagar

    …………………………………….. a Bancos 1856,00
    D —————– XXXX ————— H

    7. Se compran existencias de folios blancos 80 gr. por 120.00,00 euros a 30 días formalizado en factura.

    Tenemos una compra, que cargamos en la cuenta de pérdidas y ganancias, de activo, de compra de mercaderías, que es un incremento de activo (DEBE) Se abona a la cuenta de Proveedores, cuenta de balance, de Pasivo Corriente, que se incrementada (HABER), ya que se compra a 30 días.

    También debemos de tener en cuenta el IVA Soportado en la compra, que es una cuenta de pérdidas y ganancias que hay que abrir en el Libro Mayor.

    D —————– XXXX ————— H
    120.000,00 Compra de Mercaderías
    . 29.200,00 IVA Soportado (16%)

    ……………………………… a Proveedores 139.200,00
    D —————– XXXX ————— H

    A los treinrta días lo pagamos por transferencia (bancos):

    D —————– XXXX ————— H
    …………………………………….. a Bancos 139.200,00

    Proveedores 139.200,00
    D —————– XXXX ————— H

    8. Se venden folios a un cliente por importe de 160.000,00.

    Esto es una venta de mercaderías, que es una cuenta de pérdidas y ganancias, del grupo 6 (DEBE), de activo (a la izquierda en el Libro Mayor) La cuenta a la que se abona (HABER) es la de Clientes, que es una cuenta de balance de activo.

    Hay que tener en cuenta en este caso el IVA Repercutido, cuenta de transición del pasivo (HABER) (a la dcha en el Libro Mayor)

    D —————– XXXX ————— H
    …………………… a Venta de Mercaderías 160.000,00
    …………………………. a IVA Repercutido 25.600,00

    185.600,00 Clientes
    D —————– XXXX ————— H

    9. El banco nos concede un préstamo a 3 años por 12.000,00 euros.

    Esto es un aumento del activo en la cuenta de Bancos (DEBE) Nosotros contraemos una deuda a largo plazo que se pone en la cuenta de balance, de pasivo (HABER) Deudas a Largo Plazo con Entidades de Crédito.

    D —————– XXXX ————— H
    …………………… a Deudas a Largo Plazo
    …………………… con Entidades de Crédito 12.000,00

    12.000,00 Bancos
    D —————– XXXX ————— H

    10. Los gastos de acondicionamiento del local ascienden a 9.000,00 euros, que se pagan mediante cheque bancario.

    Aquí hay que considerar si este gasto es una mejora del inmueble (con lo que es añadido al precio del local) o una reforma menor que no añade nada al local.

    Si es un gasto menor es una Reparaciones (Gastos de Acondicionamiento), cuenta de transición que se regulariza en la cuenta de pérdidas y ganancias de Servicios Exteriores. En estos gastos hay que considerar el IVA Soportado.

    La cuenta a la que se abona es una nueva cuenta de pérdidas y ganancias

    D —————– XXXX —————– H
    9.000,00 Reparaciones
    1.440,00 IVA Soportado (16%)

    ………………… a Acreedores por Prestación
    ………………………………… de Servicios 10.440,00
    D —————– XXXX —————– H <—- CHEQUE
    10.440,00 Acreedores por Prestación de Servicios

    ……………………………………… a Bancos 10.440,00
    D —————– XXXX —————– H

    11. Se adquiere una nave industrial por 180.000,00 euros, pagándose a la firma del contrato 9.000,00 euros y el resto en letras anuales en cinco años.

    Aquí tenemos la adquisición de un bien muy caro que pagamos en partes. A la firma del contrato pagamos una pequeña parte y el resto la pagamos con efectos comerciales (letras) que debemos firmar y aceptar en la misma ceremonia de la firma del contrato y fotocopiar para nuestra información.

    D —————– XXXX —————– H
    180.000,00 Construcciones
    . 28.800,00 IVA Soportado (16%)

    …………………. a Proveedor Inmovilizado
    …………………….Material Largo Plazo 208.800,00
    D —————– XXXX —————– H
    9.000,00 Proveedor Inmovilizado Material Largo Plazo

    …………………………………. a Bancos 9.000,00
    D —————– XXXX —————– H
    199.800,00 Proveedor Inmovilizado Material Largo Plazo

    ………………. a Proveedor Inmovilizado,
    ………………. Efectos Comerciales a Pagar 199.800,00
    D —————– XXXX —————– H

    Podemos observar una nueva cuenta de abono, una cuenta de balance, del activo no corriente (más de un año de permanencia), distinta a la de Proveedor de Inmovilizado de Corto Plazo.

    Hay también una nota sobre el IVA de las construcciones. Los agentes que intervienen en el proceso de construcción y venta del bien son: consumidor final, la promotora, la constructora, las subcontratas y los gremios de profesionales (autónomos, por regla general) En el caso de que una promoción sean oficinas toda la cadena de agentes aplica el 16% de IVA. Si la promoción es de viviendas, el IVA aplicado lo marca el consumidor, y es del 7%. Solamente a partir de las subcontratas, se aplica el 16%. Si el agente constructora y promotora es el mismo entonces se pasa el 7% a las subcontratas y solamente se aplica el 16% entre estas y los gremios profesionales.

    Hay que destacar que el plan general contable en el caso del sector de la construcción es especial, por cuanto el producto que se comercializa, las construcciones, las promociones de viviendas, etc. tiene un ciclo de producción que puede superar el año fiscal.

    12. Un cliente nos anticipa un cheque para futuras transacciones por valor de 90.000,00 euros.

    Esta es una operación interesante. La cuenta de Anticipos es una cuenta a la que se abona el ingreso del cliente (al cobrar el cheque), al que hay que descontar el IVA Repercutido anticipado incluido en el importe, y que se carga en la cuenta de Bancos (incremento del activo, en el DEBE)

    D —————– XXXX —————– H
    …………….. (438) a Anticipo de Ventas 77.586,21
    ……………………….. a IVA Repercutido 12.413,79

    90.000,00 Bancos
    D —————– XXXX —————– H

    Ejercicios:

    A) Contabilizar todas las operaciones, teniendo en cuenta que en el importe de las operaciones no está el IVA incluido. (ya lo hecho :))

    B) Determinar la liquidación del IVA y realizar su asiento contable.

    Tenemos que coger las dos cuentas del Libro Mayor de IVA Soportado (472) e IVA repercutido (477) Los saldos de cada cuenta son, respectivamente, 65.376,00 y 38.013,69.

    El asiento de regularización del IVA es el siguiente:

    D —————– 31/12/XXXX —————– H
    38.013,69 IVA Repercutido
    27.362,21 H.P. Deudora por Conceptos de IVA

    ………………………………….. a IVA Soportado 65.376,00
    D —————– XXXXXXXXXX —————– H

    Esta regularización se hace cada trimestre (se hacen cuatro en el año y una final de resumen de las anteriores) Cada una se plasma en un modelo 300 (la del resumen final, un modelo 390) Cada vez que se hace, se liquida (se paga o se cobra) 20 días después. Si la liquidación sale deudora no ha lugar a asiento contable (sí en el caso de de que salga acreedora)

    Otra cuestión interesante es cuando se mezclan varios tipos de IVA (4, 7 y 16%) en compras y ventas de mercaderías o suministros o cuando se incluye el recargo de equivalencia, cuando se trata con minoristas (retailers) desde un operador de canal (mayorista) Esto se tiene en cuenta en el modelo 300.

    NOTA: Faltan las cuentas del Libro Mayor.

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