salidas de almacén y facturación


Hoy en la parte práctica hemos procedido a realizar la recepción de facturas de los pedidos que hemos hecho. Para esto hemos accedido al módulo de almacén, a la opción Recepción de Facturas (RF) Con la facturas de proveedores hemos generado las facturas en el programa.  Este proceso está especificado en un documento en la carpeta de compras.

Las facturas llegan en dos copias. La primera copia se grapa con el albarán, el pedido y la confirmación del pedido (que estaba en la AZ Albaranes Pendientes de Factura) y se pasa a la carpeta de tesorería (AZ A-Q/R-Z) para que sea procesado por tesorería. La segunda copia se almacena en un taco para luego con una circular indicando todas las facturas, pasarlas a contabilidad. De la circular se sacan dos copias. La primera se pasa junto con el taco de facturas a contabilidad. La segunda se queda en la carpeta AZ Circulares del Departamento de Compras. Tiene que firmala el departamento de compras y el departamento de contabilidad. No se tiene que sellar.

En la carpeta de circulares,  además  la circular de compras a contabilidad, hemos guardado la circular de ventas a almacén (esta si viene sellada) que nos pasaron del departamento de ventas junto con el taco de albaranes/facturas de ventas realizadas. Este taco de albaranes/facturas ventas además hay que meterle en la AZ de Salidas. de almacén.

2 comentarios en “salidas de almacén y facturación

  1. En la parte teórica hemos empezando a ver las operaciones contables y los libros de cuentas (hoy en día ne formato electrónico) donde se lleva la información técnica de dichas operaciones que luego es comunicada a las partes interesadas de la empresa o la administración tributaria. Para llevar la contabilidad de una empresa, un diario de las operaciones que se realizan, en unidades monetarias se crean y anotan cuentas en libros. La cuentas pueden ser de balance, de gestión (compras, gastos, ventas, ingresos, resultado del ejercicio) o de transición (auxiliares)

    Los dos libros importantes que se deben llevar en una empresa son el Libro Diario y el Libro Mayor. En el libro diario se anotan todas y cada una de las operaciones del día en una línea de DEBE y HABER con los importes y el nombre de las cuentas afectadas. Cada línea se llama asiento contable. En el libro mayor se anotan esas mismas cuentas en forma de T.

    Al principio del ejercicio se tienen únicamente las cuentas de balance (procedentes del balance de situación del último ejercicio) que se ponen en un asiento de apertura. A medida que avanza el ejercicio contable se van anotando más operaciones, que van modificando las cuentas, creando nuevas cuentas de balance, gestión o auxiliares (en el libro mayor), etc. En el asiento de inicio del ejercicio se ponen los saldos iniciales de las cuentas de balance del activo en el DEBE (se cargan las cuentas) y se anotan los saldos de todas las cuentas de balance de pasivo en el HABER (se abonan), creando y anotando las correspondientes cuentas en el libro mayor.

    Existe una regla general de anotación en una cuenta. En el DEBE se anota (carga) los salods iniciales de activo (como ya hemos dicho), los incrementos de activo, las disminuciones de pasivo, las compras, los gastos y las pérdidas. En el HABER (se abona) los saldos iniciales de pasivo (como ya hemos dicho), el incremento de pasivo, las disminuciones de activo, las ventas, los ingresos y los beneficios.

    Las operaciones se van a describir en los problemas que vamos a hacer (supuestos) con frases como: “cobramos en efectivo el crédito que concedimos a los clientes” o “pagamos al proveedor, parte en efectivo y parte con un pagaré a 60 días”. Estas frases se traducirán en asientos en el libro diario y en cuentas y anotaciones en el DEBE o HABER de dichas cuentas en el libro mayor.

    El saldo de una cuenta es la cifra que resulta de sumar todos los importes que aparecen en la columna del DEBE, sumar todos los importes que aparecen en la columna del HABER y restando, respectivamente, los resultantes. Si la suma de la columna derecha (DEBE) es mayor que el de la columna izquierda (HABER) entonces se dice que la cuenta tiene salod DEUDOR. Lo contario es que tiene saldo ACREEDOR.

    Para aclarar estos conceptos hemos hechos unos ejemplos.

    EJEMPLO 1:

    Por ejemplo la posesión de Mobiliario, un bien (activo no corriente inmovilizado), implica tener una cuenta de balance en el libro mayor cuyo saldo en el DEBE es el valor actualizado (por la amortización de bienes que veremos más adelante) del bien:

    Mobiliario
    ———————
    5.000,00 |

    Si enajenamos el bien durante el ejercicio, es decir, si lo vendemos, la operación va implicar la baja del bien, una disminución del activo, por lo que en el asiento correspondiente del libro diario, la cuenta aparecerá en el HABER. Como resultado de la operación tendremos un ingreso. Si la venta del bien es en efectivo el ingreso será en la cuenta de CAJA, que aparecerá en el DEBE del asiento del libro diario. Supongamos que enajenamos el bien por 3.000,00 euros. Esto significa que vamos a tener una pérdida de 2.000,00 euros. Esta pérdida también se anota en el mismo asiento de la enajenación, en el DEBE, con lo que se cuadra el asiento, en una nueva cuenta (que habrá que dar de alta en el libro mayor) llamada Pérdidas Procedentes de la Venta de Inmovilizado. El asiento queda de la siguiente manera:

    D ———————— XXXXX ——————— H
    ……………………………………………. a Mobiliario 5.000,00

    3.000,00 Caja
    2.000,00 Pérdidas provenientes venta inmovilizado
    D ———————— XXXXX ——————— H

    En el libro mayor, en primer lugar anotaremos en la cuenta de Mobiliario en el HABER (abonaremos) el importe del bien:

    Mobiliario
    ———————
    5.000,00 | 5.000,00

    con lo que la cuenta quedará saldada, con saldo cero (en efecto, una baja de la cuenta y del bien de nuestro activo)

    Por otra parte en la cuenta de caja tendremos que anotar en el DEBE (cargar) el ingreso procedente de la venta del bien:

    Caja
    ————————-
    3.000,00 |

    Y tendremos que dar de alta la nueva cuenta (que será de gestión) y anotar (abonar) el importe de la pérdida:

    Pérdidas Venta Inm.
    ————————-
    2.000,00 |

    EJEMPLO 2:

    Otro ejemplo es la enajenación de otro bien, en este caso un Elemento de Proceso de Información o E.P.I. (activo no corriente inmovilizado) valorado en 1.500,00 euros por 2.000,00 euros. Este caso es idéntico al anterior pero en este caso obtenemos un beneficio de la venta, que pasa en su cuenta (que habrá que dar de alta en el libro mayor)

    Tenemos el bien contabilizado en el libro mayor:

    E.P.I.
    ——————–
    1.500,00 |

    Y metemos el asiento de la operación de enajenación del bien:

    D ———————— XXXXX ——————— H
    ………………………………………………… a E.P.I. 1.500,00
    ………………………….. a Beneficios provenientes
    ……………………………………venta inmovilizado .. 500,00

    2.000,00 Caja
    D ———————— XXXXX ——————— H

    Este asiento le pasamos al mayor (así se llama la operación de anotar en las cuentas del libro mayor), abonando la cuenta de balance de E.P.I. y saldándola (saldo cero, baja):

    E.P.I.
    ——————–
    1.500,00 | 1.500,00

    Anotamos (cargamos) en la cuenta de balance de caja el importe de la venta:

    Caja
    ———————
    3.000,00 |
    2.000,00 |

    y creamos una nueva cuenta de gestión al que abonamos el beneficio obtenido:

    Beneficio por Venta Inm.
    ————————–
    …………. | 500,00

    EJEMPLO 3:

    Compra de mercaderías, un pallet de folios, por 300,00 euros, que se deja a deber.

    La compra de mercadería es una cuenta de gestión con el mismo nombre. Al ser ua compra va en el DEBE en el asiento del libro diario. Por otra parte las compras de mercaderías tienen un impuesto llamado IVA Soportado (una nueva cuenta de gestión a dar de alta en el mayor), que puede ser de varios tipos, pero que aquí vamos a suponer que es del 16%. El importe total de la compra, incluyendo los impuestos (el neto de la factura que nos llega del proveedor) se debe anotar en una nueva cuenta de gestión llamada Proveedores. Este es el asiento resultante:

    D ———————— XXXXX ——————— H
    300,00 Compra de Mercaderías
    . 48,00 IVA Soportado (16%)

    ………………………………………… a Proveedores 348,00
    D ———————— XXXXX ——————— H

    Al pasarlo al libro mayor, tenemos que dar de alta tres cuentas. La primera es la cuenta de balance (pasivo corriente) Proveedores:

    Proveedores
    ———————
    ………. | 348,00

    Luego tenemos una cuenta auxiliar llamada IVA Soportado:

    IVA Soportado
    ———————
    48,00 |

    y finalmente una cuenta de gestión (que es la que aparece en el documento de pérdidas y ganancias que se obtiene de estas cuentas del libro mayor) llamada Compra Mercaderías:

    Compra Mercaderías
    ———————–
    300,00 |

    EJEMPLO 4:

    Una operación complementaria de la anterior que es la venta de mercaderías por calor de 100,00 euros. En este caso esta venta está grabada con un impuesto llamado IVA Repercutido, que como el IVA Soportado, puede ser de varios tipos pero vamos a suponer que es el 16%.

    La operación de venta es una disminución de activo (cuenta de balance Mercaderías) y por lo tanto en el asiento va en el HABER. El asiento queda como sigue:

    D ———————— XXXXX ——————— H
    …………………………………. a Venta Mercaderías 100,00
    ……………………………. a IVA Repercutido (16%) . 16,00

    116,00 Clientes
    D ———————— XXXXX ——————— H

    El importe de la factura que le enviamos al cliente se anota (carga) en una cuenta de balance (activo corriente) llamada Clientes/em> que se pasa al libro mayor:

    Clientes
    ——————-
    116,00 |

    Los otros importes se anotan (abonan) en dos cuentas. La primera cuenta es una cuenta auxiliar llamada IVA Repercutido:

    IVA Repercutido
    ———————-
    ……….. | 16,00

    La segunda cuenta es una cuenta de gestión llamada Venta de Mercaderías:

    Venta Mercaderías
    ———————
    ………. | 100,00

    EJEMPLO 5:

    Podemos sofisticar la operación de compra de mercaderías si consideramos que en la realidad las compras de gran volumen no se realizan al contado sino que se utilizan diversos medios de pago aplazado. Así por ejemplo, si consideramos que se hace una compra de mercaderías por importe de 1235,62 euros (sin IVA) y pagamos la mitad con un talón bancario y la otra mitad a crédito, tenemos lo siguiente:

    D ———————— XXXXX ——————— H
    1325,62 Compra Mercaderías
    . 197,70 IVA Soportado (16%)

    ………………………………………… a Proveedores 716,66
    ………………………………………………. a Bancos 716,66
    D ———————— XXXXX ——————— H

    Ahora debemos pasar al libro mayor los importes en las respectivas cuentas. Debemos crear la cuenta de Bancos (bueno, esto no es exactamente así ya que esa cuenta se crea en el asiento de apertura del libro diario cuando se pasan los saldos de las cuentas de balance del balance de situación de la empresa del ejercicio anterior):

    Bancos
    ———————
    ……… | 716,66

    Se anota en el DEBE de la cuenta de mercaderías (carga) el importe bruto de la venta:

    Compra Mercaderías
    ———————–
    .. 300,00 |
    1.235,62 |

    Y se anota en el DEBE de la cuenta aucxiliar del IVA Soportado su importe:

    IVA Soportado
    ———————
    .. 48,00 |
    197,70 |

    Y finalmente se anota en la cuenta de gestión de Proveedores el importe que queda por pagar a crédito:

    Proveedores
    ———————
    716,66 | 348,00

    Una vez que termina el ejercicio y se han anotado en los asientos todas las operaciones diarias del ejercicio y se han pasado al mayor todas las cuentas con sus cargos y abonos, existe una fase que se consiste en dar de baja todas las cuentas auxiliares y de gestión, dejando solamente las cuentas de balance. Esta fase se llama regularización. Esto da lugar a la aparición de nuevos asientos llamados de regularización en el libro diario. En el libro mayor las cuentas saldadas se cierran y ya no se puede hacer ninguna anotación en ellas.

    Al proceso de eliminar las dos cuentas auxiliares de IVA se le llama regularización del IVA. Esta fase Esta fase consiste en saldar las cuentas de IVA Soportado e IVA Repercutido, llevarlas del DEBE al HABER y viceversa y de su diferencia crear una nueva cuenta de balance, del pasivo corriente (una obligación de pago) o del activo corriente (derecho de cobro) de Hacienda Pública. Esta regularización se hace una vez cada trimestre y otra al final del ejercicio, resumen de las anteriores. Además de hacer esta regularización, hay que rellenar unos formularios que se deben presentar a Hacienda, el modelo 300 (uno, por trimestre) y el modelo 390 (el resumen al final del ejercicio)

    Considerando los ejemplos 1 a 5, tenemos las cuentas auxiliares de IVA:

    IVA Soportado
    ———————
    .. 48,00 |
    197,70 |
    ——————–
    245,70 (SALDO DEUDOR) ——> al HABER

    IVA Repercutido
    ———————-
    ……….. | 16,00
    ———————-
    …………. 16,00 (SALDO ACREEDOR) —-> al DEBE

    Asiento de regularización:

    D ———————— XXXXX ——————— H
    . 16,00 IVA Repercutido
    229,70 Hacienda Pública Deudora por IVA

    …………………………………….. a IVA Soportado 245,70

    D ———————— XXXXX ——————— H

    Y creamos una cuenta de balance (activo corriente) en el mayor:

    H.P. Acreedora por IVA
    —————————
    229,70 |

  2. Hemos intentado completar un ejercicio que no hemos llegado a acabar y me temo que no acabará ya que el lunes que viene hay un cambio de profesores:

    Ejercicio HUG S.A.

    La empresa presenta los siguientes saldos a 1 de Enero (comienzo del ejercicio):

    – Construcciones: 300.500,00 (15% corresponde a terrenos)
    – Mobiliario: 1.325,62
    – Proveedores: 25.361,43
    – Mercaderías: 40.326,68
    – Deudas a Largo Plazo con Entidades de Crédito: 250.362,25
    – Clientes: 4.365,45
    – Bancos: 8.654,87
    – Remuneraciones pendientes de pago: 1.500,00

    Durante el año (ejercicio) la empresa realiza las siguientes operaciones:

    1. Compra de Mercaderías: 20.325,68, pagando la mitad por el banco y la otra mitad a crédito

    2. Venta de Mercaderías: 58.326,34, cobrando la mitad al contado y la otra mitad a 30 días

    3. Se giran letras a los clientes por 15.325,64

    4. Se traspasa 20.000 de la caja al banco

    5. Los gastos en publicidad han ascendido a 1.803,04, quedando pendientes de pago

    6. Se ha cobrado una subvención por el banco de 3.050,61

    7. Se han pagado los seguros del local por banco, por importe de 1.352,28

    8. Se paga por el banco la deuda a los trabajadores

    9. Los sueldos y salarios han ascendido a 3.000,00 de los cuales se retiene el 4,7% de Seguridad Social y el 10% de IRPF. La Seguridad Social a cargo de la empresa es de 600,00. Todo queda pendiente de pago.

    10. Las existencias finales (inventario al final del ejercicio) arrojan un valor de 60.000,00

    SE PIDE:

    (a) Balance a 1 de Enero (calcular el capital)
    (b) Iniciar y cerrar el ejercicio contable

    SOLUCIÓN

    De la situación a 1 de Enero tenemos:

    (a) Balance Inicial

    ACTIVO

    – Terrenos y bienes naturales: 45.075,00

    – Construcciones: 255.425,00

    – Mobiliario: 1.325,62

    – Mercaderías: 40.326,68

    – Clientes: 4.365,45

    – Bancos: 8.654,87

    El TOTAL ACTIVOS: 355.172,60 euros.

    PASIVO

    – Deudas LP con EC: 250.362,25

    – Proveedores: 25.361,43

    – Remuneraciones Pendientes de Pago: 1.500,00

    El TOTAL PASIVO menos CAPITAL es: 277.224,38 euros.

    El CAPITAL será la diferencia entre los bienes y derechos (ACTIVO) y las obligaciones: 77.948.22 euros y junto con las obligaciones será el TOTAL PASIVO.

    (b) Inicio y cierre del ejercicio:

    La primera operación del ejercicio en el libro diario es el asiento de apertura que se obtiene a partir del balance inicial del año que acabamos de calcular. En el DEBE se ponen las cuentas de ACTIVO y en el HABER se ponen las cuentas de PASIVO:

    DEBE ———————- XXXXXX ——————– HABER
    . 45.075,00 Terrenos y Bienes Naturales
    255.425,00 Construcciones
    .. 1.325,62 Mobiliario
    . 40.326,68 Mercaserías
    .. 4.325,45 Clientes
    .. 8.654,87 Bancos

    …………………………………………………. a Capital. 77.948,22
    ……………………….. a Deudas a Largo Plazo con EC 250.362,25
    …………………………………………… a Proveedores. 25.361,43
    ……………….. a Remuneraciones Pendientes de Pago.. 1.500,00
    DEBE ———————- XXXXXX ——————– HABER

    Y todas estas cuentas se pasan al libro mayor.

    PENDIENTE: operaciones 1 a 10.

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