almacén, marketing y cálculos financieros


En la habitual doble sesión de todos los días (esta semana primero la parte práctica en el departamento de compras de Altadis Simulación SAS y luego la parte teórica del módulo de gestión contable-fiscal y tesorería) hoy me he ocupado de pasar a facturación unos albaranes pendientes, revisar las existencias del almacén, contestar a una llamada externa de una empresa de Manresa que preguntaba por el responsable de compras pero en realidad quería hacer el pedido de unos artículos vía telefónica y hemos recibido una pequeña introducción al marketing y las ventas (módulo de gestión comercial, aprovisionamineto y marketing)

Departamento de Compras

Las primeras dos horas y media, en el departamento de compras, ha sido un periodo entretenido. Primero tuve que pasar unos albaranes pendientes. Para ello accedí a la parte de recepción de pedidos del módulo de pedidos de alph@ Allí pasé los pedidos comparando el albarán (dos copias) y el pedido realizado por nosotros junto con la confirmación de pedido del proveedor (AZ Pedidos Generales y AZ Pedidos Pendientes) Se pasó al almacén anotando la fecha de entrega y el número del albarán. En uno de los pedidos había menos artículos en la copia del pedido que en el albarán y en la conformación del proveedor, revelando un error en la introducción del pedido en la sección Pedidos a Proveedores (PP) de Alph@, que fue rectificada. Para cada pedido recibido, una copia del albarán se archivo en la carpeta de Entradas al Almacén. La otra copia junto con una copia del pedido y la conformación del pedido del proveedor (carpeta Pedidos Pendientes) se paso al AZ de Albaranes Pendientes de Factura.

Tras acabar con los albaranes, nos metimos al programa de almacén de Alph@ y sacamos un listado de movimientos de almacén a día de hoy (13/02/2008) Descubrimos una lista extensa de productos que estaban por debajo del valor stock mínimo, alguno de ellos con valores negativos elevados de existencias, indicando que no se han podido servir las peticiones de los clientes. Se procedió en primer lugar a modificar el rango de valores de stock mínimo y máximo para adaptarlo a la demanda y después se hizo un pedido para reponer existencias de uno de los productos (no dio tiempo a hacer más pedidos)

Sesión teórica

Tras esto tuvimos una pequeña sesión teórica sobre compras, ventas y marketing. En medio de la sesión se produjo una llamada de un cliente (una empresa real simulada) de Manresa que preguntó por el responsable del departamento de compras. En realidad, lo que quería era hacer un pedido por teléfono de varios productos, lo que correspondía al departamento de ventas, pero yo tomé el pedido y lo anoté en la bitácora de llamadas. Ahora que pienso en esta acción me he dado cuenta de que he cometido algún error que paso a indicar para evitar en el futuro. En primer lugar, aunque me identifiqué como responsable de compras, no di mi nombre inmediatamente (al final el interlocutor me lo preguntó) Tampoco le indiqué que mi departamento no era el adecuado (educar al cliente) Al indicarme el pedido le pedí todos los datos de su empresa (creo) para formalizar el pedido pero no le indiqué que le íbamos a pasar confirmación del pedido (como hacen los proveedores con nosotros en compras) No obstante pasé la nota del pedido (tomada a mano) al departamento de ventas, que tendrá que confirmar el pedido por teléfono o correo electrónico.

En la sesión de compras, ventas y marketing hemos aprendido en primer lugar que antes de iniciar el proceso de compra (realizar el pedido al proveedor y recibir de este la confirmación del pedido) hay que hacer un trabajo previo. Decidir qué es lo que compramos y a quién. Hay que definir las necesidades de productos (los movimientos del almacén son un indicador en nuestro departamento, pero un trabajo anterior de la definición de la empresa y de los productos que iba a comercializar ha sido la fuente real) e iniciar un proceso de búsqueda de proveedores (más de un proveedor por producto) que nos puedan servir. En el caso de que fuéramos una empresa de fabricación también tendríamos que encontrar las materias primas.

He leído que la venta de productos elaborados se organiza en una cadena (llamada cadena de suministro) que comienza con el fabricante del producto, con unos canales de comercialización (mayoristas) que distribuyen el producto a los puntos de venta.

¿Qué es lo que hay que pedir a los proveedores? Información de los productos que sirven en forma de catálogos, listas de precios, ofertas y presupuestos. Todos estos documentos tienen un periodo de validez (suele variar entre una semana y 30 días, dependiendo del proveedor) Además estos documentos vinculan al proveedor y al cliente (es decir, que por ejemplo los precios impresos deben de ser respetados si el pedido se formaliza en el periodo de validez del documento)

He leído que los clientes pueden hacer pedidos condicionados a que se cumplan ciertas condiciones por parte del proveedor. Estos pedidos creo que se llaman pedidos proforma. Si no se pueden cumplir las condiciones quedan sin efecto.

A la hora de comparar proveedores hay que guiarse por la calidad, el precio y el servicio. Estos tres conceptos están estrechamente relacionados. La calidad tiene que estar alineada con nuestras necesidades. De esta manera podemos ajustar el precio. El servicio está relacionado con la distribución puntual, gestión de incidencias, devoluciones, trato personal, etc.

En el lado de las ventas, hay que buscar los clientes potenciales de nuestros productos y convertirlos en clientes reales y satisfechos. Esta labor, entre otras, la realiza el marketing. Se habló muy por encima al final del marketing mix: precio, producto, distribución y comunicación.

Sesión Módulo de Gestión Contable-Fiscal y Tesorería

En la segunda sesión terminamos con la obtención conjunta de la cuenta de pérdidas y ganancias, y balance de situación a partir de la descripción textual de las operaciones realizadas en un ejercicio de una empresa. Intentamos utilizar unas plantillas realizadas en sendas plantillas de hojas de cálculo en el formato de Microsoft Excell con una vinculación entre las mismas. Yo me las guardé en Google Docs, que las puede importar y exportar desde el formato de Microsoft. De esta manera pueden ser editadas Online (y compartidas) desde la aplicación de Google. Todavía no las he probado para resolver un problema (además pueden ser publicadas para se visualizadas online mediante una URL)

Resultó que las plantillas de hojas de cálculo tenían algunos errores, perdían la vinculación al ser descargadas de Internet (la profesora nos la había enviado el día anterior por correo electrónico) y yo (entre otros) no pude utilizarlas. Tengo que adquirir conocimientos sobre hojas de cálculo para resolver específicamente este tipo de problemas.

El último problema planteado que hemos hecho en clase es el siguiente:

Ejercicio: BONANSA SL

La empresa ha realizado las siguientes operaciones durante el ejercicio de 2008:

  1. Las existencias al inicio del ejercicio fueron de 15.325,62 euros.
  2. Las compras de mercaderías han ascendido a 85.326,34 euros, quedando pendiente de pago el 25%.
  3. Los sueldos y salarios han sido de 20.265,34 euros. Se ha retenido un 10% de IRPF y un 4,7% de seguridad social. La seguridad social a cargo de la empresa es de 3425,64 euros. Todo queda pendiente de pago.
  4. Las ventas de mercaderías en el ejercicio han supuesto 75.364,34 euros. Han quedado pendientes de cobro 5.425,64 euros.
  5. La empresa es propietaria de dos máquinas valoradas por un total de 10.364,32 euros
  6. Se han girado letras a los clientes por un valor de 1.325,64 euros.
  7. Los gastos de luz y teléfono han supuesto 3.254,34 euros. Quedando pendientes de pago.
  8. Los alquileres han supuesto un total de 24325,64 euros.
  9. En el banco tenemos 15.897,00 euros.
  10. Nos han abonado en cuenta unos intereses a nuestro favor por valor de 455,66 euros.
  11. Se pidió una hipoteca al banco a pagar en 12 años. Durante este año se han pagado 4.325,62 de intereses de la deuda, y aún queda por pagar 3.264,35 euros.
  12. Se ha vendido un camión por 4.654,33 euros, que nos había costado 6.325,45 euros.
  13. Las existencias finales han ascendido a 20.564,89 euros.

Se pide calcular la cuenta de pérdidas y ganancias, el valor del capital social y el balance de situación de la empresa al final del ejercicio.

3 comentarios en “almacén, marketing y cálculos financieros

  1. Solución:

    Cuenta de Pérdidas y Ganancias

    Lo primero que hemos calculado es la variación de existencias a lo largo del ejercicio (datos del problema: 1,13) y el consumo de mercaderías a partir del valor de compra de mercaderías (dato del problema: 2) y la variación de existencias. El cálculo es automático poniendo los valores correspondientes en las celdas de la plantilla de la cuenta de pérdidas y ganancias.

    Hemos reflejado el valor de ventas de mercaderías (dato del problema: 4) en el apartado correspondiente dentro de la sección de importe neto de la cifra de negocios.

    Lo siguiente son los gastos de personal. La cuenta de sueldos y salarios nos la da el valor bruto del sueldo de trabajadores (dato del problema: 3) Las cargas sociales las proporciona el valor del pago a la seguridad social a cargo de la empresa (datos del problema: 3)

    Los otros gastos de explotación los constituyen los gatos de luz y teléfono bajo la denominación de cuenta de gestión de suministros (dato del problema: 7) y los alquileres (dato del problema: 8) bajo la cuenta de arrendamientos.

    Finalmente, tenemos en cuenta la enajenación del elemento de transporte (dato del problema: 12) El camión nos había costado (i.e estaba valorado en la cuenta de elementos de transporte, descontando las amortizaciones, que veremos más adelante; le damos de baja en esa cuenta) 6.325,45 euros y lo hemos vendido a un precio inferior de 4.654,33 euros, lo que nos ha provocado una pérdida de 1.671,12 euros, que irá con signo negativo en la cuenta de deterioro y enajenaciones del inmovilizado, en la subcuenta de enajenaciones y otras.

    El resultado de explotación (A.1) resulta en -57.764,81 euros (pérdida)

    Los ingresos financieros son el abono en cuenta del banco (dato del problema: 10) que irá en la subcuenta de otros y los gastos financieros son los intereses pagados de la hipoteca (dato del problema: 11) que irá en la subcuenta por deudas.

    El resultado financiero (A.2) resulta en -3.869,96 euros (pérdida)

    El resultado antes de impuestos es -61.634,77 euros (pérdida)

    Ahora se calcula el impuesto de sociedades, que es un 35 por ciento del valor del resultado antes de impuestos. Esa cantidad reduce la pérdidas (veremos que es una cantidad denominada contragasto, cuenta 4745, Crédito por Pérdidas a Compensar, cuenta de balance Hacienda Pública Deudora por Impuesto de Sociedades) en 21.572,17 euros dando como resultado de ejercicio unas pérdidas de -40.062,60 euros.

    El desglose de todos los ingresos y gastos, con sus totalizaciones y los resultados finales se puede ver en la hoja de cálculo online de Google Docs que tengo publicada.

    Balance de Situación

    En primer lugar consideramos los bienes y derechos de la empresa que corresponden al activo. Empezando por el activo no corriente, tenemos maquinaria (dato del problema: 5) En el activo corriente, tenemos las mercaderías, que corresponden al valor al final del ejercicio de las existencias en el almacén (tras hacer el inventario) (dato del problema: 13), luego tenemos los deudores comerciales y otras cuentas a cobrar formado por la deuda de clientes (dato del problema: 4; pendiente de cobro de ventas) y las deudas de efectos comerciales de las letras que hemos girado a los clientes (dato del problema: 6) Y además, como novedad, tenemos que incluir aquí el importe del impuesto de sociedades que nos salió en la cuenta de pérdidas y ganancias (18), en la cuenta de balance de Hacienda Pública Deudora por Impuesto de Sociedades. No tenemos inversiones financieras. Sí tenemos efectivo en la cuenta de banco (dato del problema: 9)

    Pasamos ahora con las obligaciones.

    Empezamos con el pasivo no corriente, poniendo la deuda a largo plazo con la entidad de crédito con la que hemos hecho la hipoteca, que es la cantidad que nos queda de pagar al final del ejercicio (dato del problema: 11) En cuanto al pasivo corriente, tenemos la cuenta de balance de proveedores donde debemos poner lo que ha quedado pendiente de pago de la compra de mercaderías (dato del problema: 2; 25% de 85.326,34 que da 21.331,58 euros) La cuenta de Hacienda Pública Acreedora por Cargo Fiscal sale del 10% de retención aplicada al salario bruto de los trabajadores (dato del problema: 3) Se imputa porque el problema indica que ha quedado pendiente de pago. Lo mismo pasa con el 4.7% sobre el salario bruto del trabajador de la Seguridad Social sumado a la cantidad debida a la Seguridad Social a cargo de la empresa (dato del problema: 3; 4,7% de 20.365,34 + 3.425,64) que se pone en la cuenta de balance Organismo de la Seguridad Social Acreedora.

    Para calcular la cantidad que se les debe a los trabajadores y que ha quedado pendiente de pago se debe restar el salario bruto menos las retenciones por IRPF (10%) y SS (4.7%) resultando la cantidad de 17.371,64 que deberá imputarse en la cuenta de balance Remuneraciones Pendientes de Pago.

    El problema nos indica que los gastos de luz y teléfono (suministros) han quedado pendientes de pago (dato del problema: 7) Por lo tanto tenemos unas obligaciones que se reflejarán en la cuenta de balance de Acreedores por Prestación de Servicios.

    Finalmente tenemos que poner el resultado del ejercicio (la pérdida en este caso, con su signo) en la cuenta de balance de pérdidas y ganancias.

    El balance nos sale 75.149,66 y el el capital nos sale 36.571,01.

    Se puede ver la hoja de balance de situación online publicada en Google Docs.

    NOTA: A la hora de utilizar una hoja de cálculo, en mi caso utilizando Google Docs and Spreadsheets, tuve problemas con el formato de los números y los decimales. En el idioma español el punto representa los miles mientras que las comas son los separadores de euros y céntimos. En el idioma inglés, que es en el que estaba configurado en Google, las cifras no tienen separador de miles y el separador de euros y céntimos es el punto. Si se introduce el número con una operación de cut and paste, las celdas con valores calculados van a dar un error ya que consideran que las cifras con el formato español no son números. Hay que adoptar el formato adecuado al idioma. Finalmente he cambiado la localización del documento con la opción File -> Spreadsheet settings … El OpenOffice Calc lo tengo localizado al idioma español en Ubuntu, por lo que no sufre de esos problemas.

  2. Hoy he aprendido (según Eulogio) que el cálculo que hicimos con Rebeca del resultado financiero negativo después de impuestos es incorrecto. Resulta que cuando salen los impuestos negativos no se puede calcular ningún impuesto de sociedades, precisamente porque no se han obtenido beneficios.

    El resultado negativo hay que pasarlo tal cual como resultado en el apartado correspondiente del neto patrimonial.

    La cuenta de balance de Hacienda Pública Deudora por Impuesto de Sociedades es una cuenta en donde se van a reflejar todas las cantidades retenidas por Hacienda Pública que se han retenido en el ejercicio y que van a ser devueltas como una manera de compensar los beneficios.

  3. Hoy hemos aprendido que, tanto el método de cálculo del impuesto de sociedades sobre pérdidas y su paso a la cuenta de balance de activo Hacienda Pública Deudora por Impuesto de Sociedades, a compensar hasta en 10 años con los beneficios (resultado de ejercicio positivo) posteriores, como el reflejo de la pérdida antes de impuestos directamente en la cuenta de balance de pasivo Resultado de Ejercicio son opciones válidas.

    Además hemos hecho un supuesto de compensación para entender cómo se realiza la compensación de las pérdidas por parte de Hacienda Pública. Por lo visto la cantidad que se compensa es como máximo el valor que sale del cálculo del impuesto sobre pérdidas en el primer caso, o las cantidades retenidas por Hacienda en el segundo.

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