compras, mi primer departamento


Hoy, en la parte de prácticas, ha tocado explicar la parte del programa de copermática (Alph@) dedicada a la actividad de compras de la empresa Altadis Simulación S.A.S. Además, hemos decidido el reparto por los departamentos entre los cuatro en los que nos dividimos. Bea e Isabel se han puesto juntas en el departamento de ventas, yo he elegido el departamento de compras para empezar (ya expresé al principio de la clase que quería seguir la ruta de compras, ventas y marketing) y Jose ha pasado a marketing, teniendo como primer encargo el diseño del logotipo (el tiene experiencia en diseño gráfico)

Antes de la selección de departamentos ha tocado explicar el proceso de compras dentro de la empresa y su traducción en el manejo del programa, lo cual me ha venido muy bien. :) Tenemos en el directorio compartido un manual de compras donde se explica ese proceso desde el punto de vista de operación del programa y relación con otros departamentos (contabilidad)

Básicamente en el departamento de compras nos encargamos de realizar los pedidos de productos a los proveedores, que son llevados al almacén de la empresa. Como estamos empezando el almacén, este está vacío y debemos llenarlo con un pedido inicial de diferentes productos. El departamento de compras tiene que hacer también una gestión del almacén (stocks), fijando el mínimo y máximo de productos que deben almacenarse en función de la demanda (ventas) de nuestros clientes. Al principio se van a pedir 100 unidades de cada producto y se va a fijar un mínimo de almacén de 50. Como no sabemos en principio la demanda de cada producto, este rango va a ser para todos el mismo. A medida que vayamos averiguando la demanda de cada producto, afinaremos más ese rango para evitar quedarnos sin producto o acumular una cantidad excesiva no vendida de un producto (reflejado en una cantidad negativa de stock en el resumen de movimientos de almacén, que es un informe que se puede generar a partir de la herramienta) Al final del ejercicio y de forma periódica hay que hacer inventario para controlar las entradas y salidas de producto.

Los proveedores, al principio, son una lista de empresas virtuales (se nota porque todas ellas empiezan por CSIP) cada una con un pequeño catálogo de productos. Estos productos han sido definidos por el profesor en colaboración con la gente de SEFED de Barcelona, que es la que lleva la dirección del proyecto. Tienen una herramienta de simulacion que lanza pedido, siguiendo un patrón (que puede ser modificado por el profesor a través de una herramienta web) para iniciar la actividad de compras por parte de las empresas como la nuestra.

Para facilitar el asunto los productos se han repartido entre las empresas virtuales proveedoras (simuladas en la central de simulación) El conjunto de empresas con sus productos se encuentran en un archivo Microsoft Excel en la carpeta de compras en el directorio compartido del servidor. Mi primera labor va a ser introducir los pedidos en la parte de pedidos a proveedores (botón PP) del módulo de ofertas y pedidos del programa de copermática (Alf@) y realizar de forma efectiva los pedidos a los proveedores a través de la sección de proveedores de la central de simulación en la web de Inform. Los proveedores y casi todos los productos (con su rango máximo y mínimo de almacenamiento) ya están introducidos en la base de datos.

El proceso de compras es un flujo de información y producto entre tres agentes: compras (el departamento), proveedor(es) y almacén.

  1. Compras elabora un documento de pedido, del que se sacan en papel dos copias, con el módulo de compras del programa de copermática (botón PP) seleccionando los productos y su cantidad, el proveedor y la forma de pago (30, 60, 90, …) además de asignarle un número de serie.
  2. Compras realiza el pedido efectivo al proveedor accediendo a la sección de proveedores. Nada más confirmar el pedido se generará un documento de confirmación del pedido (PDF) con un número de serie asignado por el proveedor. La primera copia del pedido más la confirmación se grapan y se meten en la carpeta (AZ) de Pedidos Pendientes. La segunda copia se mete en la carpeta (AZ) de Pedidos Generales.
  3. El proveedor tramita el pedido (su procedimiento correspondiente de ventas) y en 48 horas llega el pedido al almacén con los productos y sus correspondientes albaranes (dos copias) y la factura. Uno debe ser firmado y devuelto. Los portes pueden estar incluidos en el precio de venta (portes pagados) o pueden tener que pagarse a la empresa que realiza la entrega. Podemos comprobar en el momento que la entrega se corresponde con nuestro pedido. No obstante disponemos de un tiempo (pactado en el contrato de venta) para comprobar que pedido y albarán casan y el estado de los productos (falta, defecto, deterioro, …) y hacer rectificaciones o devoluciones en su caso. Una copia de albarán va a la carpeta (AZ) de Entradas Almacén. La factura pasa a compras. La factura puede llegar por separado poco después de la entrega del producto (hay que procurar que no llegue antes)
  4. En compras cogen la factura y lo documentos del AZ de Pedidos Pendientes y los pasan (grapados) al AZ de Albaranes Pendientes de Facturar. Las facturas tienen que llevarse junto con una hoja de resumen a contabilidad. Tesorería se encargará de realizar los pagos cuando corresponda.

2 comentarios en “compras, mi primer departamento

  1. Hoy en la parte teórica hemos realizado una gran labor. Hemos completado el cuadro del balance de situación con las subdivisiones en detalle del activo (bienes y derechos) y el pasivo (patrimonio neto y obligaciones) del balance de situación. Tras completar un ejercicio, completando el balance de situación de la empresa de ejemplo XYZ SA que hicimos en un ejercicio anterior ayer, hemos pasado a ver la cuenta de balance de pérdidas y ganancias y cómo se calcula a partir de las cuentas de gestión. Además nos ha dado dos fotocopias: la primera es una plantilla de balance de situación y la segunda es una plantilla de cuenta de pérdidas y ganancias.

    El activo (bienes y derechos) se divide en masas patrimoniales, ordenadas por el tiempo de permanencia dentro de la empresa. Así tenemos el activo no corriente (ANC), que contiene elementos con permanencia superior a 12 meses (1 año) y el activo corriente (AC) que contiene elemntos con permanencia inferior a 12 meses (1 año)

    Ejemplos sugeridos a petición de la profesora de AC: caja, banco, mercadería, créditos a corto plazo, clientes, inversiones financieras a corto plazo, etc.

    Ejemplos sugeridos a petición de la profesora de ANC: construcciones (locales en propiedad, naves), mobiliario, EPIs, acciones (que se compran con vocación de permanencia …), inversiones financieras a largo plazo, créditos a largo plazo concedidos a terceros, etc.

    Para cumplir además con el criterio de ordenación de menor a mayor liquidez el ANC y el AC (en ese orden) clasifican por orden los elementos en: ANC (Inmovilizado Intagible, Inmovilizado material, Inversiones Financieras a Largo Plazo) + AC (Existencias, Deudores Comerciales y Otras Cuentas a Cobrar, Iversiones Financieras a Corto Plazo, Efectivo y Otros Activos Líquidos Equivalentes) Ver la plantilla.

    En cuanto al pasivo se divide en masas patrimoniales por el tiempo de permanencia en la empresa: patrimonio neto (que permanece de forma indefinida hasta la disolución de la empresa), pasivo no corriente (PNC), con permanencia superior a un año y pasivo corriente (PC) con permanencia inferior a un año. A su vez cada masa se ordenada de menor a mayor exigibilidad.

    En el ejemplo que hicimos de la empresa XYZ S.A., al hacer el ejercicio incluí en el balance el crédito concedido a la empresa RITOT por cinco años de 3.500,00 euros en AC Efectos comerciales a Cobrar. Es un error. En primer lugar es un elemento que va a permanecer en la empresa más de un año, por lo que debe estar en ANC. En segundo lugar es un crédito a Largo Plazo concedido a una tercera empresa por lo que debe incluirse en ANC Inversiones Financieras a Largo Plazo. En concreto, en acciones y participaciones en patrimonio. Quedo como ejercicio para hacer en casa, hacer el balance de la empresa QUIC S.L..

    En cuanto a la cuenta de pérdidas y ganancias tiene como objetivo obtener el valor de dicha cuenta para poner en el neto patrimonial y el valor del impuesto de sociedades. Para entender el cálculo de esta cuenta hay que comprender claramente y distinguir los conceptos de: pago de gasto y cobro de ingreso. Se pude generar un gasto pero no pagarlo. Por ejemplo las nóminas a 30 de junio han generado un gasto a la empresa pero no se han pagado hasta el 5 de julio. El alquiler es un gasto mensual pero el pago puede ser antes o después de la fecha de devengo.

    Ejemplo: venta de mercaderías por 1000,00 euros más el IVA (16%) por 160,00 euros. El ingreso es de 1000,00 euros pero el cobro es de 1160,00 euros.

    Ejemplo: pago de nóminas, con salario bruto 1500,00 euros y neto tras descontar retenciones de IRPF y SS de 1100,00 euros. El pago es de 1100 euros al trabajador más 400,00 euros a repartir entre la Seguridad Social y Hacienda. El gasto para la empresa son 1500,00 euros.

    La cuenta de Pérdidas y Ganancias presenta dos niveles de resultado (ver plantilla): resultado de explotación y resultado financiero. El resultado de explotación es el beneficio o pérdida que genera la actividad de la empresa (cuentas de ingresos como ventas, cuentas de gastos como compras) Una parte difícil de entender al principio es el cálculo de consumo de mercaderías. Este valor se calcula sumando la variación de existencias en el ejercicio (positiva o negativa) de existencias inicial y final en el almacén (tras el inventario) y la compra de mercaderías realizadas durante el ejercicio.

    Ejemplo: Se han comprado mercadería por valor de 30.000,00 euros y se han vendido por valor de 75.00,00 euros. Al inicio del ejercicio teníamos en el almacén (existencias iniciales) mercaderías valoradas en 10.000,00 euros. Al final del año, al hacer inventario en el almacén obtenemos unas mercaderías valoradas en 18.000,00 euros.

    – La variación de existencias se calcula: 10.000,00 – 18.000,00 = -8000,00 (más stock a final de año)
    – El consumo de mercaderías (que totaliza en el aprovisionamiento) será: 30.000,00 + (-8000,00) = 22.000,00

    Ejemplo (CONTAMAR S.A) Inicia 2002 con 12.000,00 euros en stock en el almacén. Durante el año (ejercicio) ha comprado mercaderías por valor de 25.000,00 euros. Al finalizar el año, en el almacén tiene productos (inventario) valorados en 10.000,00 euros. Calcular el valor de coste de las ventas (consumo de mercaderías) sabiendo que durante el año han habido unas ventas por valor de 50.000,00 euros.

    – La variación de existencias es: 12.000,00 – 10.000,00 = 2.000,00
    – El consumo de mercaderías es: 25.000,00 + 2.000,00 = 27.000,00 euros (coste)

    En las ventas hay que poner la base imponible de las facturas (el IVA no es para mí, no es un ingreso ni un gasto, sino un tributo) del total de las ventas a lo largo del año.

  2. La parte de la gestión de stocks es una parte interesante del departamento de compras. Como considero que en este aspecto no he recibido la información necesaria para satisfacer mi curiosidad, me he puesto a investigar un poquillo por la red.

    En primer lugar está la actividad de inventario, que ya hemos comentado. Dado que la automatización de esta actividad es un hecho en muchas empresas, sobretodo las que se dedican a la distribución de productos (por ejemplo en el sector de los supermercados e hipermercados) supongo que se podrán hacer inventarios en tiempo real.

    Según he podido ver en la búsqueda en Google la gestión de stocks (almacén o Warehouse, en inglés) se integra dentro de la gestión de la cadena de suministros (Supply Chain Management) que forma parte de la Gestión de Recursos de Empresa (ERP) El módulo o sistema que lo automatiza se denomina Warehouse management system (WMS) Aquí se emplea muchas tecnología (códigos de barras con sus correspondientes lectores, etc.) y se están empezando a utilizar tecnologías de radiofrecuencia como RFIDs.

    La ciencia de la logística es la que se encarga de planificar y optimizar la cadena de suministros y la capacidad de almacenaje.

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